Poikkeustilan-kohtaamiset-verkossa

Koronaepidemia on osoittanut, että asiat voivat muuttua nopeasti. Yritykset ja organisaatiot joutuvat miettimään uusia tapoja toimia ja pitää yhteyttä asiakkaisiinsa. Kaikki, jotka voivat, vetäytyvät etätöihin. Osa kiirehtii työpaikalle varmistamaan yhteiskunnan toiminnan. Kaikilla on suuri tarve saada luotettavaa tietoa.

Moni meistä on jo aiemmin tottunut pitämään etäkokouksia ja asioimaan erilaisilla pikaviestimillä. Tekniikka on tullut helppokäyttöisemmäksi eikä se ole enää este yhteyden pidolle. Itse viestinnässä sekä kyvyssä ja halussa olla vuorovaikutuksessa on kuitenkin kehittämisen varaa. 

Poikkeustilanteessa moni meistä on työtehtävissä kokonaan eristettynä toisista. Emme pysty tapaamaan kasvokkain ollenkaan ja yhteydenpito jää helposti pinnalliseksi. Monelta tilanne vaatii uusien taitojen ja välineiden opettelua. Jokainen yritys voi tehdä sen omalta osaltaan vastaanottajalle helpommaksi tarjoamalla tietoa selkeässä ja kiinnostavassa muodossa, ja varmistamalla, että tieto on löytyy ja löytää tiensä vastaanottajan luo.

Monen aika myös kuluu kokonaan tilanteen tuomien haasteiden ratkomiseen, ja asiat joutuu laittamaan tärkeysjärjestykseen. Myös vuorokauden tunnit voivat heittää kuperkeikkaa, kun välillä täytyy huolehtia lasten kotiopetuksesta tai hoitaa sairastunutta perheenjäsentä. Kaikki arkiset toimetkin vaativat enemmän aikaa ja järjestelyjä. Sitäkin antoisampaa on saada omaa työtä hyödyttävää tietoa sellaisessa muodossa ja sellaisista kanavista, joita on helppo käyttää milloin ja missä vain.

Tarjoa kiinnostavaa sisältöä myös hiljaisina aikoina

Elämä kuitenkin jatkuu ja tämän koettelemuksen päässä näkyy aika, jolloin asiakkaat palaavat ja tilaavat, ja yhteiskunnan pyörät alkavat taas pyöriä. Tämä voi olla hyvää aikaa myös uudistaa toimintatapoja. Valmistaudu ja ota uusia viestinnän välineitä haltuun

Älä unohda asiakkaitasi hiljaisenakaan aikana. Nyt voi olla hyvä aika miettiä uudelleen, millaisilla kanavilla ja sisällöillä yleensäkin lähestyt heitä. Tarjoa hyvää sisältöä, sellaista, joka antaa ajattelemisen aihetta ja uusia ideoita. Pidä yllä kontakteja ja suhteita, osoita välittämistä ja ymmärrystä asiakkaan tilanteesta. On myös pidettävä huolta, että koneisto on valmiina, kun rattaat lähtevät taas pyörimään eikä käynnistelyyn mene aikaa.

Uudenlaisessa tilanteessa tarvitaan uusia käytäntöjä ja nyt voi olla otollinen aika ottaa niitä käyttöön. Jos pysähdyt miettimään asiakkaasi kiinnostuksen kohteita ja heidän käyttämiään kanavia, voit suunnata sisällöt oikeaan tarpeeseen ja kanavaan. 

Asiantuntijaroolin kasvattaminen tarkasti harkittujen verkkosisältöjen tai blogien kautta voi herättää tässä erikoisessa tilanteessa oivalluksen, josta on hyötyä sitten, kun toimitaan jälleen normaalisti. Asiakkaasi oppivat tuntemaan yrityksesi asiantuntijana, joka tarjoaa uusia näkökulmia.

Sisäinen viestintä pitää yllä luottamusta

Kriisin keskellä viestinnän tarve kasvaa. Asiakkaiden lisäksi on tärkeää pitää huolta henkilöstöstä. Heillä on huoli työpaikasta ja toimeentulosta sekä omasta ja läheisten terveydestä. 

Työntekijät tarvitsevat tietoa, kuinka työntekoa jatketaan, ja miten poikkeustilanne vaikuttaa niin arkeen kuin yrityksen taloudelliseen tilanteeseenkin. Heidän täytyy myös saada selkeät ohjeet, kuinka toimitaan, kun asiakkaita tavataan kasvokkain tai toisten työntekijöiden kanssa työskennellään samoissa tiloissa. Myös sisäiset palaverit täytyy organisoida uudelleen.

Sisäiselle viestinnälle onkin nyt erityisen suuri tarve. Jos siihen ei ole jo olemassa vakiintuneita käytäntöjä, nyt on aika luoda ne. On tärkeää muistaa myös viestinnän sävy. Tunteet ja kärkevät asenteet ovat nyt kaikilla pinnassa, ja siksi tarvitaan malttia ja harkittuja sanoja.

Viestitään siis riittävästi ja rakentavasti, siten, että siitä on hyvä jatkaa, kun normaali arki koittaa.

Haluan kuulla lisää ja keskustella viestinnän asiantuntijan kanssa

 



Kirjoittanut: Marja Keränen
Julkaistu: 01.04.2020
Avainsanat: vuorovaikutus, viestintätrendit, luottamus, asiakaskokemus, työntekijäkokemus

Tilaa blogi

Viimeisimmät kirjoitukset

Avainsanat

kaikki