Valmiiksi mietityt viestit takataskussa tai pöytälaatikossa. Kuulostaako tylsältä käyttää aina samoja viestejä ja vastata kysymyksiin samoin sanoin? Tylsää se ei kuitenkaan ole, vaan kuulijan tai lukijan kannalta rakentavaa.

Hyvin valmistautuneena olo on varma ja kysymyksiin helpompi vastata perustellusti. Buster Boatsin toimitusjohtaja Juha Lehtolalla oli sana hallussa Kauppalehden toimittaja Paula Nikulan haastattelussa.Kuva: Hyvin valmistautuneena olo on varma ja kysymyksiin helpompi vastata perustellusti. Buster Boatsin toimitusjohtaja Juha Lehtolalla oli sana hallussa Kauppalehden toimittaja Paula Nikulan haastattelussa.

Moneen käyttöön sopivat viestit tuovat tehoa viestintään

Hyvin valmistautuneena vastaat niin työntekijöiden, yhteistyökumppaneiden kuin mediankin kysymyksiin perustellusti. Viestintä pysyy yhdenmukaisena ja selkeänä.

Kun viestit on mietitty jo etukäteen kunkin sidosryhmän tarpeisiin, niillä pystyy vastaamaan ilmassa pyöriviin kysymyksiin. Avainviestejä laatiessa kannattaa siis kuunnella sidosryhmiä herkällä korvalla. Tärkeää on myös käyttää viestejä johdonmukaisesti ja siten vahvistaa niiden tehoa.

Tilannetaju lisää viestinnän uskottavuutta

Valmiiksi mietittyjenkin viestien käytössä tarvitaan tilannetajua ja reagointia jatkokysymyksiin. Niillä osoitetaan todellinen asiaosaaminen. Kaikkea ei voi valmistella ja miettiä etukäteen, mutta kun oikea suunta on mielessä, nopea kommentointikin helpottuu.

Ennakkovalmistautuminen tekee viestinnästä uskottavaa ja luotettavaa, ja se antaa viestien käyttäjälle selkänojaa. Viestien miettimiseen käytetty aika tuottaa itsensä takaisin moninkertaisesti, kun työtä ei tarvitse aloittaa aina alusta uudelleen. Se tuo myös varmuutta esiintymiseen ja vapauttaa kuuntelemaan keskustelukumppania.

Tarkista suunta säännöllisesti

Mietytkään viestit eivät ole kiveen hakattuja vaan ne elävät muuttuvan ympäristön mukana. Säännöllinen suunnan tarkistaminen on tarpeen joka tapauksessa, mutta myös nopeisiin muutoksiin on tarpeen varautua vaikkapa yrityksen tai organisaation rakenteen muuttuessa. Viestit kannattaa siis päivittää ja käydä huolellisesti läpi säännöllisin väliajoin tai tilanteen muuttuessa.

Nykyaikaisessa monikanavaisessa viestinnässä on tärkeää myös, että monistettavat viestit eivät ole välineriippuvaisia. Kun ne on tehty hyvin, niistä muokkautuvat samaa todellisuutta rakentavat päivitykset niin verkkosivuille, sosiaaliseen mediaan kuin esitysaineistoihinkin.

Kun kaipaat viestintääsi jäntevyyttä, muista nämä

  • Tunnista sidosryhmäsi ja tunne niiden tarpeet. Mieti, mikä yleisöäsi kiinnostaa ja missä kanavissa heidät tavoitat.
  • Kohdista viestisi sidosryhmiesi tarpeisiin.
  • Varaa aikaa viestien huolelliseen suunnitteluun ja käytä niitä johdonmukaisesti.
  • Monista, mutta muista eri välineiden ja sidosryhmien ominaispiirteet.
  • Mukaudu tilanteisiin ja ole valmis nopeaankin reagointiin.
  • Havainnollista viestiäsi esimerkkien avulla. Konkretia puhuttelee yleisöä ja toiset ihmiset kiinnostavat.

- Marja Keränen

Selvitä yrityksesi viestinnän nykytila maksuttomalla itsearvioinnilla

Julkaistu: 13.09.2019
Avainsanat: viestinnän kehittäminen, viestintästrategia, viestinnän suunnittelu

Tilaa blogi

Viimeisimmät kirjoitukset

Avainsanat

kaikki