Miten toimittajia kannattaisi lähestyä? Yli 20 vuoden journalistikokemuksella olen sitä mieltä, että tiedote on monessa mielessä paras ja mutkattomin tapa – tiedotustilaisuuksillakin on silti paikkansa. Hyvä tiedote on selkeä ja kertoo tärkeimmät asiat heti kärjessä. 

soitto

Sähköpostitse lähetetty tiedote on mediaviestinnän valtavirtaa. Toimittajan kannalta sähköposti on käytännöllinen tapa lähestyä, sillä asiaan tutustumisen ajankohdan voi itse valita. Haittapuoli viestin lähettäjän kannalta on se, että viesti voi unohtua, ja se on helppo poistaa. 

Huolella tehty tiedote saa paremman vastaanoton. Viestin perillemenon kannalta on myös tärkeää, että keskeiset asiat välittyvät tiedotteesta helposti, kieli on hyvää ja teksti viimeisteltyä.  

Tärkeimmät asiat kannattaa leipoa alkuun, sillä toimittajat ovat kiireisiä. Lopussa kerrotaan henkilöt, joita voi halutessaan haastatella aiheesta. Kuvakin (sekä pysty että vaaka) olisi hyvä liittää mukaan (varsin usein juttuformaatti vaatii kuvan). 

Tiedotteissa tarjotaan usein kasvokuvia asiaan liittyvistä henkilöistä, mutta monesti käyttökelpoisempi olisi aiheeseen liittyvä kuva.

Tiedote on soittoa helpompi tapa lähestyä

Soittamista kannattaa aina harkita huolella, sillä soitto katkaisee ajatukset ja työnteon. Ennen soittoa on myös hyvä varmistaa, että aihepiiri liittyy kontaktoitavan henkilön työhön.

Tiedotteen perään soittaminen on parempi idea kuin “kylmiltään” soittaminen. Silloin toimittaja on ehkä jo tutustunut asiaan (tai ainakin lukenut otsikon). Soittamalla tiedotteen perään voi myös saada tietää, tuleeko aiheesta juttu vai ei, mutta ei toki aina. Esimerkiksi aikakauslehdissä juttuprosessit voivat olla pitkiä, ja tiedotteesta tehty uutinen saattaa nähdä päivänvalon vasta kuukausien päästä lehden sivuilla. (Toisaalta aikakauslehdissäkin tehdään entistä enemmän verkkojuttuja, joten tiedotteesta noussut juttu voi päätyä julkisuuteen samana päivänäkin.)

Joskus aihe on itsessään sellainen, että sen käsittely halutaan ajoittaa tiettyyn hetkeen. Toimitukselle voi tulla intuitio siitä, että “tämä sopii jouluun” tai “tämä sopii kesään”.  

Tutustu mediapalveluumme

Joskus viestiä kannattaa toistaa

Tietotulvassa luoviessaan toimittaja saattaa myös unohtaa jonkin aiheen, jota oli jo miettinyt. Tiedotteen voi lähettää siksi pariinkin kertaan – tai kutsua toimittajat tiedotustilaisuuteen (virtuaaliseen tai paikan päälle) tiedotteen lähettämisen lisäksi. 

Erityisen tärkeitä tiedotustilaisuudet ovat, jos on tapahtunut jotakin, joka vaatii nopeaa reagointia ja mahdollisuutta kaksisuuntaiseen viestintään – tyypillinen esimerkki on jokin akuutti kriisiviestinnän tilanne.

Tiedotustilaisuuteen meneminen on toimitukselle nykyään entistä isompi satsaus, sillä toimittajia on Suomessa entistä vähemmän, ja moni on entistä kiireisempi. Materiaalin tekeminen moneen kanavaan vie aikaa ja voimavaroja. Tiedotustilaisuuksilla on kuitenkin edelleen paikkansa, ja moni arvostaa mahdollisuutta keskusteluun ja verkostoitumiseen. 

Saga Wiklund

saga@medita.fi

Kuva: Pixabay

Kirjoittanut: Saga Wiklund
Julkaistu: 21.06.2021
Avainsanat: tiedote, mediasuhteet

Tilaa blogi

Viimeisimmät kirjoitukset

Avainsanat

kaikki