Aika päivittää viestintäsuunnitelma

Viestinnän ja markkinoinnin viimeisimmät trendit kiehtovat ammattilaisia. Moni mielellään näkisi itsensä edistyksen etujoukoissa. Osa taas luottaa koeteltuihin konsteihin, koska vaihtoehtoja ei ehkä ole aikaakaan miettiä.

Trendejäkin voisi ensin tarkastella oman organisaation toimintaympäristöä vasten ja valita vasta sitten, mitä uutta ottaa käyttöön ja mitä entistä jättää pois. Kaikkea ei välttämättä voi pitää yllä hyvällä tasolla.

Yhtä oikeaa valintaa ei ole, vaikka ”kaikki” tuntuisivat nyt panostavan kuumeisesti chatbotteihin, vaikuttajamarkkinointiin tai podcasteihin. Olisiko kauden kovin sana asiakaskokemus vai sittenkin innovaatio ja disruptio?

Harvalla markkinointijohtajalla ja viestinnästä vastaavalla on piikki auki tai tilaisuus kokeilla rajattomasti kaikkea periaatteessa kiinnostavaa. Suunnittelun lähtökohdaksi tarvitaan realistinen käsitys oman organisaation tavoitteista ja resursseista sekä viestinnän ja markkinoinnin nykytilasta.

Kannattaa arvioida, mikä toimii hyvin ja mikä ei suhteessa ympäristön ja mediankäyttötottumusten muutoksiin. Lopulta johtopäätökset riippuvat siitä, mitä halutaan saada aikaan.

Tarkastele viestintäsi koko kenttää pala kerrallaan

Järjestelmällisyydestä ei ainakaan ole haittaa, kun käy läpi viestinnän ja markkinoinnin laajaa tehtäväkenttää. Mikä toimii hyvin, mikä kaipaa selkiyttämistä, mikä voidaan tässä vaiheessa sivuuttaa?

Joukosta pitäisi erottaa asioita, joihin keskittymällä saisi pikimmiten prosessien tai maineen riskejä pienennettyä ja onnistumisen mahdollisuuksia lisättyä. Kehittämiskohteiden asettaminen kiireellisyysjärjestykseen on helpommin sanottu kuin tehty. Tärkeintä on kaikesta huolimatta tehdä niin. Muuten hukataan aikaa ja voimia eikä mainittavaa edistystä tapahdu.

Viestintään kohdistuu paljon odotuksia. Kovin yleinen kokemus on, että ”tieto ei kulje”. Ei ole niin suurta organisaatiota, että epätyydyttävän tiedonkulun, vuorovaikutuksen puutteen tai kuulluksi tulemisen tarpeen voisi saada kovin pikaisesti kuntoon.

Huomion keskittäminen järkevästi perustellen asiaan kerrallaan sen sijaan tuottaa tulosta ja luo luottamusta paitsi kehittämiseen myös ihan siihen perustoimintaan.  Hyvin hoidettu viestintä sujuvoittaa toimintaa ja auttaa selviytymään kiperistä tilanteista, joita jokainen organisaatio jossakin vaiheessa kohtaa.

Vastaa yleisösi tarpeisiin jo ennen kuin kysytään

Ei ole viestintää ilman puhuttelevaa, maaliinsa osuvaa sisältöä. Parhaimmillaan se osuu ajoissa juuri oikeisiin silmiin, vastaa tarpeisiin ja johtaa vuoropuheluun, kenties jopa yhteistyöhön tai kauppoihin.

Jotta tietäisi, mitä, milloin ja missä kannattaa tuoda esiin, on hyödyllistä arvioida tähänastisia valintoja sekä punnita omien sidosryhmien tapoja hakea vastauksia kysymyksiinsä. Parasta on vastata  jo ennen kuin kysymys esitetään – oivaltamisen kokemus palkitsee.

Viestinnän suunnittelun ohittamattomiin lähtökohtiin kuuluu viestinnän ja sidosryhmäsuhteiden nykytilan sekä tavoitetason arviointi. Se kannattaa tehdä vertailukelpoisella tavalla, joka jatkossa mahdollistaa tavoitteellisen kehityksen todentamisen.

Muista tarkistaa ainakin nämä viestinnän osa-alueet:

1. Onko strateginen viestintäsuunnitelma tehty, dokumentoitu ja ajan tasalla?
2. Tukevatko markkinoinnin ja viestinnän teot arjessa toisiaan?
3. Perustuuko sisällöntuotanto johdonmukaiseen strategiaan?
4. Saatteko viestinnän, markkinoinnin ja myynnin yhteispelistä hyötyä?
5. Onko kaikki viestintä linjassa organisaation tai brändin arvojen kanssa?
6. Ovatko työntekijät innostuneita työstään ja siirtyvätkö ideat ja innovaatiot organisaation sisällä sujuvasti eteenpäin?
7. Onko näkyvyys mediassa ja somessa riittävää? Syntyykö eri kanavissa hyvää keskustelua?
8. Onko kriisiviestintäsuunnitelma yhteystietoineen kunnossa ja kaikilla tiedossa?
9. Mitataanko viestinnän ja markkinoinnin tuotoksia vai vaikutuksia?

Päätökset kehittämiskohteista ja -panostuksista tekee jokainen organisaatio tietenkin itse. Viestinnän nykytilan kartoituksessa on kuitenkin usein hyötyä myös ulkopuolisten asiantuntijoiden huomioista. (Lue vaikka MTL:n yhteisömanageri Johanna Lohiluoman kokemuksesta arvioinnista.)

Systemaattisen seurannan mahdollistaa esimerkiksi yhteinen viestinnän auditointi. Kattava analyysi tuottaa lahjomattoman indeksin vertailua varten sekä suosituksia kehittämistoimiksi.